DKPD Palu Mulai Atur Retensi Arsip Daerah

PALU EKSPRES, PALU – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Palu tahun ini mulai melaksanakan pengelolaan arsip daerah sesuai ketentuan perundang-undangan.
Kepala DKPD Palu, Fresli Tampubolon menjelaskan, pengelolaan arsip daerah dilakukan dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Untuk kepentingan itu, pihaknya saat ini tengah memperkuat proses sosialisasi di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan unit kerja lainnya di lingkungan Pemkot Palu.
“Untuk tata kelolah arsip ini kami harus melakukan mekanismenya. Mulai pembinaan, penataan dan penghapusan arsip,” kata Fresli, Rabu (7/4/2021).
Tahun ini menurut Fresli, pihaknya akan melakukan dua langkah. Pertama menyosialisasikan ke tingkat OPD tentang mekanisme tata kelolah arsip daerah. Sesuai UU dan peraturan daerah Perwali 8 tahun 2016.
“Saat ini semua OPD akan kami kunjungi untuk melakukan bina lokasi. Kita tidak bisa kumpul petugas pengelola arsip OPD di ruang tertutup karena pandmei Covid-19,”ujarnya.
Dalam kunjungan langsung ke OPD, pegawai dari DKPD Palu akan melakukan praktek tata kelola arsip secara langsung pada pejabat pengelola masing-masing OPD.
Nantinya kata dia akan ada penetapan sampel OPD yang akan menjadi contoh bagi OPD lainnya dalam pengelolaan dan penataan arsip.
“Akan menetapkan unit kerja sebagai sampel dibuat menjadi contoh dan transfer nolic bagi semua unit kerja di dinas. Kita juga sudah melakukan SK walikota siapa penanggung jawab arsip di OPD. Yakni sekretaris dan Subag Umum tata usaha,”paparnya.
Dalam mekanisme penataan dan pengelolaan arsip OPD, lanjutnya, semua unit pengelola eselon 4 akan dikoordinir pejabat Kepala Bidang (Kabid) untuk melakukan tata kelolah penyusunan daftar arsip.
“Mulai dari arsip dinamis, statis, strategis, arsip negara, substantif, fasilitatif. Semua, sudah kita kasih formatnya ke OPD,” jelasnya lagi.
Setelah hal itu dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah menyusun jadwal retensi atau penyimpanan arsip disemua OPD lingkup Pemkot Palu.
Setelah semua data arsip tersusun dari 41 OPD, dan terkumpul menjadi satu dokumen, maka langkah selanjutnya adalah proses penetapan status arsip untuk kepentingan penghapusan atau kembali untuk disimpan.
“Maka inilah yang akan menjadi Perwali dengan persetujuan Andri. Untuk setiap tahun dimonitoring. Mana yang harus dihapus dan disimpan. Serta mana yang kembali disimpan untuk menjadi arsip dinamis. Sehingga semua arsip akan tercatat di masing-masing OD dan unit kerja,” pungkasnya. (mdi/palu ekspres)